Adatkezelési Szabályzat

FAMILYROOTSSTUDIO– Adatkezelési Szabályzat

1. Bevezetés

Ez a tájékoztató azt írja le, hogy a FamilyRootsStudio hogyan kezeli az Ön személyes adatait a www.familyrootsstudio.com weboldalon és a családtörténeti szolgáltatások során.

Az adatkezelés a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről szóló (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) rendelkezései szerint történik.

2. Az adatkezelő

Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem került sor, mivel az adatkezelés nem éri el a GDPR 37. cikke szerinti mértéket.

⚠️ Ha van adatkezelési nyilvántartási azonosítód, tüntesd fel.

3. Milyen adatokat kezelünk, és miért?

3.1. A weboldal látogatása

Kezelt adatok: IP-cím, böngésző típusa, a látogatás időpontja, a megtekintett oldalak, a hivatkozó oldal címe.

Cél: a weboldal működtetése, biztonsága, látogatottsági statisztika.

Jogalap: a működéshez szükséges adatok esetében az adatkezelő jogos érdeke [GDPR 6. cikk (1) f)]; a statisztikai és marketing célú sütik esetében az Ön hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) a)].

Megőrzés: ⚠️ ___ hónap. (A szerverelogok jellemzően 30-60 nap.)

A sütikről részletesen a Cookie tájékoztatóban olvashat.

3.2. Kapcsolatfelvétel

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám (ha megadja), az üzenet tartalma.

Cél: a megkeresés megválaszolása, kapcsolattartás.

Jogalap: az Ön hozzájárulása, illetve a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele az Ön kérésére [GDPR 6. cikk (1) a) és b)].

Megőrzés: ha nem jön létre megbízás, az üzenetet ⚠️ ___ hónap után töröljük. (12 hónap szokásos.)

3.3. Megbízás teljesítése

Kezelt adatok:

• a Megrendelő neve, számlázási címe, e-mail címe, telefonszáma
• a kutatáshoz átadott családi adatok: felmenők neve, születési, házassági és halálozási helye és ideje, vallási felekezete, foglalkozása
• a Megrendelő által átadott dokumentumok, fényképek, korábbi kutatási anyagok

Cél: a megrendelt szolgáltatás teljesítése.

Jogalap: a szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)].

Megőrzés: a szerződés teljesítésétől számított ⚠️ ___ évig, hogy a kutatás később folytatható legyen. Kérésére ennél korábban is töröljük — lásd a 7. pontot.

3.4. Számlázás

Kezelt adatok: név, cím, a szolgáltatás megnevezése és díja.

Cél: jogszabályi kötelezettség teljesítése.

Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése [GDPR 6. cikk (1) c)], a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján.

Megőrzés: a számla kiállításától számított 8 év. Ez jogszabályi kötelezettség, ettől törlési kérelem esetén sem tudunk eltérni.

3.5. Hírlevél

Kezelt adatok: e-mail cím.

Cél: tájékoztatás a szolgáltatásokról, családtörténeti tartalmakról.

Jogalap: az Ön önkéntes hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) a)], a gazdasági reklámtevékenységről szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §-a alapján.

A hírlevélre való feliratkozás önkéntes, és nem feltétele a szolgáltatás igénybevételének. A hozzájárulást bármikor visszavonhatja a hírlevél alján található leiratkozó linkkel vagy e-mailben. A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

Megőrzés: a leiratkozásig.

4. Genealógiai kutatás — különös rendelkezések

Ez a rész azért szerepel külön, mert a családtörténeti kutatás olyan adatokat érint, amelyek a szokásos webes adatkezelésen kívül esnek.

4.1. Elhunyt személyek adatai

A genealógiai kutatás túlnyomórészt elhunyt személyek adataira irányul. A GDPR hatálya nem terjed ki az elhunyt személyekre (GDPR (27) preambulumbekezdés).

Az Infotv. ugyanakkor rendelkezik arról, hogy az elhunyt személy adataival kapcsolatos jogokat — a halálát követő öt éven belül — az általa meghatalmazott vagy közeli hozzátartozója gyakorolhatja.

4.2. Élő személyek adatai a kutatásban

A kutatás során élő személyek adatai is előkerülhetnek: oldalági rokonok, leszármazottak. Ezeket az adatokat kizárólag a kutatás céljából, a szükséges mértékben kezeljük.

Jogalap: az adatkezelő és a Megrendelő jogos érdeke a családtörténeti kutatás elvégzéséhez [GDPR 6. cikk (1) f)].

Ha Ön érintettként nem szeretné, hogy adatai szerepeljenek egy kutatásban, ezt a 2. pontban megadott elérhetőségeken jelezheti — lásd a tiltakozási jogot a 7.5. pontban.

4.3. Élő rokonok felkutatása

Ha a megbízás élő rokonok felkutatására irányul:

• kizárólag jogszerűen és nyilvánosan elérhető forrásokból dolgozunk;
• a megtalált személlyel a kapcsolatfelvétel az ő előzetes megkeresésével és beleegyezésével történik;
• a megtalált személy elérhetőségét az ő kifejezett hozzájárulása nélkül nem adjuk ki a Megrendelőnek.

4.4. A Megrendelő által átadott, harmadik személyekre vonatkozó adatok

Ha Ön más élő személyek (pl. rokonok) adatait adja át nekünk, Ön felel azért, hogy erre jogosult legyen. Kérjük, csak olyan adatot adjon át, amelynek átadásához az érintett hozzájárult, vagy amelyet nyilvánosan elérhető forrásból szerzett.

4.5. Különleges adatok

A történeti anyakönyvek jellegükből adódóan tartalmazhatnak vallási felekezetre vonatkozó adatot. Élő személyek esetében ilyen adatot csak az érintett kifejezett hozzájárulásával kezelünk [GDPR 9. cikk (2) a)].

4.6. Referenciaként való felhasználás

Az elkészült munkákat kizárólag anonimizált formában — a családnevek és az azonosításra alkalmas adatok elhagyásával — mutatjuk be referenciaként. Nevesített megjelenítéshez az Ön külön, írásbeli hozzájárulását kérjük.

5. Adatfeldolgozók

Az alábbi szolgáltatók a nevünkben, a mi utasításunk szerint kezelnek adatot:

⚠️ Ezt a táblázatot ki kell töltened a ténylegesen használt szolgáltatókkal. Amelyiket nem használod, töröld.

A nyomdai partner külön figyelmet érdemel: a családfa-poszterek és könyvek nyomtatásához a családi adatok a nyomdához is eljutnak. Ezt érdemes külön mondatban kiírni, mert a Megrendelő joggal kérdezheti.

6. Adattovábbítás harmadik országba

⚠️ Ha külföldi ügyfelekkel is dolgozol, vagy amerikai szolgáltatót használsz (pl. Google Analytics, Meta), ezt ki kell fejteni. Az EU-USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) a hivatkozási alap.

7. Az Ön jogai

Az alábbi jogokat a 2. pontban megadott elérhetőségeken gyakorolhatja. Kérelmére legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk. Összetett kérelem esetén ez a határidő két hónappal meghosszabbítható, amiről a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatjuk.

7.1. Hozzáférés

Tájékoztatást kérhet arról, hogy kezeljük-e a személyes adatait, és ha igen, milyeneket, milyen célból, meddig, és kinek továbbítjuk. Kérésére másolatot adunk a kezelt adatokról.

7.2. Helyesbítés

Kérheti a pontatlan adatok javítását és a hiányosak kiegészítését.

7.3. Törlés

Kérheti adatai törlését, ha azokra már nincs szükség, ha visszavonja a hozzájárulását, vagy ha az adatkezelés jogellenes volt.

A törlés nem kérhető a jogszabályi megőrzési kötelezettség alá eső adatok (pl. számlák) esetében a megőrzési idő lejárta előtt.

7.4. Az adatkezelés korlátozása

Kérheti az adatkezelés korlátozását, ha vitatja az adatok pontosságát, ha az adatkezelés jogellenes, de nem kéri a törlést, vagy ha az adatokra jogi igény érvényesítéséhez szüksége van.

7.5. Tiltakozás

Tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az jogos érdeken alapul. Ilyen esetben az adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést kényszerítő erejű jogos ok indokolja.

Közvetlen üzletszerzés (marketing) céljából történő adatkezelés ellen bármikor, korlátozás nélkül tiltakozhat.

7.6. Adathordozhatóság

Kérheti, hogy az Ön által megadott adatokat géppel olvasható formátumban megkapja, vagy hogy azokat egy másik adatkezelőnek továbbítsuk — ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul, és automatizált módon történik.

7.7. Hozzájárulás visszavonása

A hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél a hozzájárulást bármikor visszavonhatja. Ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

8. Jogorvoslat

Panasz a felügyeleti hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9. Telefon: +36 (1) 391-1400 E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu Web: www.naih.hu

⚠️ A NAIH 2023-ban költözött a Szilágyi Erzsébet fasorból a Falk Miksa utcába — a régi mintákban még a korábbi cím szerepel. A kitétel előtt ellenőrizd a naih.hu oldalán.

Bírósági jogérvényesítés: Ön bírósághoz is fordulhat. A per az adatkezelő székhelye szerinti törvényszék, vagy — az Ön választása szerint — az Ön lakóhelye szerinti törvényszék előtt indítható.

9. Adatbiztonság

A személyes adatok védelme érdekében az alábbi intézkedéseket alkalmazzuk:

• a munkához használt eszközök jelszóval védettek
• a rendszerek és a vírusvédelem folyamatosan frissülnek
• rendszeres biztonsági mentés készül
• a papíralapú dokumentumokat elzárva tároljuk
• az adatokhoz csak az fér hozzá, akinek a munkájához szükséges

⚠️ Egészítsd ki azzal, ami nálad ténylegesen igaz — pl. titkosított tárolás, kétlépcsős azonosítás. Ne írj olyat, amit nem alkalmazol.

10. Adatvédelmi incidens

Adatvédelmi incidens esetén azt indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 72 órán belül bejelentjük a NAIH-nak, kivéve, ha az incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal.

Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az Ön jogaira nézve, Önt is tájékoztatjuk.

11. A tájékoztató módosítása

Fenntartjuk a jogot a tájékoztató módosítására. A módosításról a weboldalon tájékoztatást teszünk közzé.

Hatályos: ⚠️ 2026. _____ ___. napjától Verzió: ⚠️ 1.0